Politique de confidentialité et de protection des données

1. Introduction

ENCARS respecte la vie privée de ses clients, utilisateurs du site, conducteurs, représentants d’entreprises et autres personnes concernées. Cette Politique explique comment nous collectons, utilisons, conservons, protégeons et, si nécessaire, partageons les données dans le cadre du site, des services Rent-a-Car, des services aux entreprises et flottes TVDE et des relations contractuelles.

Les données sont traitées conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la législation portugaise applicable.

2. Responsable du traitement

ENCARS Rent-a-Car, Unipessoal, Lda., NIF 519 416 074, Rua Coronel Figueiredo, nº 5, 8400-306 Lagoa, Portugal. Questions et exercice des droits : info@encars.pt.

3. Données susceptibles d’être collectées

3.1 Identification

Nom, date de naissance, nationalité, pièce d’identité, permis de conduire, signature et éléments nécessaires à la vérification de l’identité.

3.2 Coordonnées

Adresse, code postal, localité, téléphone et email.

3.3 Location

Réservations, contrats, utilisation du véhicule, services supplémentaires, dommages, accidents, sinistres, péages, amendes, paiements, préautorisations et montants dus.

3.4 Paiement

Données nécessaires aux paiements, confirmations, préautorisations, recouvrements et documents comptables et fiscaux. Des prestataires spécialisés peuvent les traiter directement. ENCARS ne souhaite pas conserver les données complètes des cartes au-delà de ce qui est nécessaire et légal.

3.5 Entreprises TVDE

Raison sociale, NIF, adresse, contacts, certificat permanent, licence TVDE, représentants, responsables de flotte et informations contractuelles nécessaires.

3.6 Communications

Emails, messages, demandes d’information ou de devis, réclamations, assistance et communications contractuelles.

4. Collecte des données

Par le site, les formulaires, contacts, devis, réservations, contrats, emails, téléphone, accueil physique, documents du Client, paiements, sinistres et autorités lorsque la loi le permet ou l’exige. Les tiers fournissant des données doivent disposer d’un fondement approprié.

5. Finalités

5.1 Réservations

Recevoir et gérer les réservations, vérifier l’identité et les conditions, gérer modifications et annulations.

5.2 Contrats

Conclure et exécuter les contrats, fournir les véhicules, gérer paiements, cautions, préautorisations, périodes, retours, facturation et assistance.

5.3 Flotte

Gérer véhicules, entretien, pannes et dommages.

5.4 Accidents et sinistres

Enregistrer et gérer les dossiers, échanger avec les assureurs, déterminer les responsabilités et gérer les indemnisations.

5.5 Péages et Via Verde

Identifier l’utilisation, l’associer au contrat et recouvrer les montants dus.

5.6 Amendes

Identifier le responsable, répondre aux autorités et traiter amendes et frais administratifs.

5.7 Sécurité et fraude

Prévenir et enquêter sur fraude, utilisation abusive, vol, falsification, fraude aux paiements et autres activités illicites.

5.8 Service client

Répondre aux demandes, devis, réclamations, assistances et questions contractuelles, de paiement ou de protection des données.

5.9 Obligations légales

Respecter les obligations légales, fiscales, comptables, réglementaires et judiciaires.

6. Géolocalisation et télématique

Les véhicules peuvent utiliser des systèmes collectant localisation, kilométrage, état, informations techniques, entretien et utilisation. Ces données servent à la gestion et à la sécurité de la flotte, à la prévention et récupération en cas de vol, à l’assistance, à l’entretien et à l’exécution du contrat, uniquement à des fins légitimes.

7. Bases juridiques

• Contrat : conclusion et exécution ;
• obligation légale : respect de la loi ;
• intérêt légitime : fraude, sécurité, flotte, recouvrement, réclamations, défense des droits et prévention des abus, sous réserve des droits de la personne ;
• consentement : lorsqu’il est requis, révocable à tout moment sans affecter les traitements antérieurs licites.

8. Communications commerciales

Nous pouvons envoyer des informations sur nos services, campagnes, produits et offres lorsqu’un fondement légal existe. Le consentement sera demandé si nécessaire. Désabonnement dans le message ou via info@encars.pt, sans empêcher les communications contractuelles indispensables.

9. Partage avec des tiers

Les données peuvent être partagées avec assureurs, assistance, ateliers, maintenance, prestataires de paiement et informatiques, opérateurs de péage, autorités policières, administratives et fiscales, tribunaux, avocats, consultants, recouvrement et autres prestataires nécessaires. Nous recherchons des garanties appropriées auprès de nos sous-traitants.

10. Transferts internationaux

Les transferts hors de l’Espace économique européen respecteront le RGPD et utiliseront les garanties appropriées nécessaires.

11. Conservation

Les données sont conservées uniquement le temps nécessaire compte tenu du contrat, des obligations fiscales, comptables et légales, réclamations, litiges, sinistres, défense des droits et fraude, puis supprimées ou anonymisées sauf fondement supplémentaire.

12. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles contre accès non autorisé, perte, destruction, modification, divulgation et utilisation illicite, avec accès limité aux personnes qui en ont besoin. Aucun système ou transfert Internet n’est absolument sûr.

13. Responsabilité de la personne

Le Client doit fournir des données exactes, complètes et à jour et signaler les changements, notamment de nom, adresse, email, téléphone, entreprise et informations contractuelles.

14. Données de tiers

Le Client qui fournit des données de conducteurs additionnels, représentants, collaborateurs ou contacts doit les informer et disposer d’un fondement approprié.

15. Droits

• Accès ;
• rectification ;
• effacement lorsque la loi le permet ;
• limitation du traitement ;
• opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
• portabilité lorsqu’elle s’applique ;
• retrait du consentement à tout moment.

16. Exercice des droits

Contactez info@encars.pt ou l’adresse indiquée. Précisez le droit et fournissez les informations d’identification nécessaires. Nous pouvons demander des éléments supplémentaires pour vérifier l’identité.

17. Délai de réponse

Nous répondons dans les délais légaux. Les prolongations prévues par la loi peuvent s’appliquer aux demandes complexes ou nombreuses.

18. Réclamation

Vous pouvez saisir l’autorité de contrôle compétente. Au Portugal : Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). Vous pouvez d’abord contacter ENCARS afin de rechercher une solution.

19. Cookies

Des cookies peuvent être utilisés pour le fonctionnement, les préférences, l’expérience, les statistiques, l’analyse et les fonctionnalités. Les cookies non essentiels nécessitent le consentement lorsque la loi l’exige. Les préférences sont gérables sur le site. Une politique de cookies spécifique complète la présente Politique.

20. Liens de tiers

ENCARS ne contrôle pas et n’est pas responsable des politiques, contenus ou traitements des sites tiers. Consultez leurs politiques avant de fournir des données.

21. Mineurs

Les services s’adressent aux personnes remplissant les conditions légales et contractuelles. Nous ne cherchons pas à collecter délibérément des données de mineurs au-delà des besoins du service ou de la loi.

22. Décisions automatisées

Nous ne souhaitons pas prendre de décisions produisant des effets juridiques ou similaires exclusivement de manière automatisée, sauf autorisation légale et garanties requises. Toute décision automatisée ou tout profilage pertinent sera communiqué.

23. Modifications

Cette Politique peut être mise à jour pour des raisons légales, de service, de site, de technologie, de processus internes ou de recommandations officielles. La version et la date actuelles seront publiées et les changements importants pourront être communiqués.

24. Contact

ENCARS Rent-a-Car, Unipessoal, Lda.
NIF : 519 416 074
Rua Coronel Figueiredo, nº 5, 8400-306 Lagoa, Portugal
info@encars.pt